Vad är en licens?

En mjukvarulicens är rättigheten att nyttja en viss programvara. När företag ska skaffa denna rättighet tecknar man i de flesta fall ett mjukvarulicensavtal, som dels ger olika fördelar men också reglerar användandet av mjukvaran.

Alla tillverkare har sina egna avtal och regler, och dessa ändras kontinuerligt. Ofta har avtalen löptider, där man exemelvis kan ha tillgång till uppgraderingar av programvaran samt support.

Tidigare levererades volymlicensavtalen i form av papperscertifikat, men numera har i princip alla tillverkare gått över till elektroniska dokument. Ofta laddar man ner programvaran från webben, istället för att, som tidigare, få den levererad som fysiskt media.

Ansvaret för att ett företag är korrekt licensierat ligger alltid hos företagets ledning. Mjukvarutillverkarna gör emellanåt revisioner, där de kontrollerar att företaget har licenser för de mjukvaror som är installerade. Även BSA (Business Software Alliance), där de flesta stora mjukvarutillverkare är medlemmar, genomför revisioner. Om man på företaget inte har koll på sina avtal, kan dessa revisioner innebära kostnader man inte räknat med, dels i form av nedlagd tid, men naturligtvis även själva licenskostnaderna samt straff i form av böter eller extra avgifter.